Tu da dove lavori? Sembra una domanda sciocca, ma secondo le stime della società di ricerca Idc nel 2022 i mobile workers in europa saranno 123 milioni. Corrisponde a circa il 65% della forza lavoro.

Dopotutto, cos’è che possiamo davvero definire “ufficio” al giorno d’oggi? Ci troviamo a lavorare su treni, aerei, al tavolino di un cafè o sul divano di casa. Aggiorniamo l’agenda coi nostri colleghi (o co-workers!) da qualsiasi posto.

Faccia a faccia.

Così come nella nostra vita privata, le conversazioni faccia a faccia sono diventate sempre meno frequenti.
Quando pensiamo alle riunioni faccia a faccia ci immaginiamo intenti a sbadigliare di fronte a noiosi powerpoint, o a controllare continuamente l’orologio. Evitare il contatto diretto però, e perdere l’opportunità di comunicare di persona, può danneggiare di molto i nostri obiettivi.

Dopotutto, c’è un motivo percui  a dispetto dell’enorme proliferazione della tecnologia che facilita ogni tipo di interazione, continuiamo a gravitare verso ciò che ci offre la possibilità di guardare in faccia qualcuno.

Il telefono, inventato nel 1876, ha definito il modo in cui la comunicazione a distanza è avvenuta per oltre un secolo. Eppure, abbiamo continuato ad inseguire l’elemento visivo. Se pensate ai film di fantascienza, ad esmepio, non esiste civiltà o tecnologia futuristica che non comunichi attraverso ologrammi e immagini aumentate.

Videoconferenza o meeting di persona?

I due fattori principali percui preferiamo comunicare di persona sono questi:
– Il linguaggio del corpo. Spesso ci dimentichiamo quanto conti il linguaggio non verbale nella nostra comunicazione: la postura, le espressioni facciali, sono tutti elementi che in una conversazione telefonica si perdono.

– Un livello più alto di engagement. Quando ci si incontra dal vivo, le persone si sentono incoraggiate a partecipare.

Incontrarsi di persona però significa viaggiare, impiegare risorse economiche ed umane, investire del tempo. E la maggior parte delle volte è semplicemente impossibile trovarsi tutti nello stesso posto. Per fortuna l’era moderna ci ha regalato la videoconferenza: che tu decida di usare Skype, Google Hangout o altri software, una videochiamata è quasi come essere in una riunione di persona.

Secondo Toggl, le videochat aiutano anche a costruire una cultura aziendale: dovendo lavorare con freelance e team in remoto, stabilire e promuovere la propria vision può dimostrarsi difficile. Le videoconference danno la possibilità di interagire faccia a faccia, e far sentire tutti parte dell’azienda.

Molti software per videocall, come ezTalks, permettono anche la condivisione di file o dello schermo stesso, la possibilità di registrare la sessione, di condividere file o di utilizzare questionari da votare in diretta. Questo rende le videocall uno strumento estremamente efficiente.

Il galateo della videoconferenza.

Durante le riunioni dal vivo, tutti i partecipanti sono nella stessa stanza: di conseguenza, vengono seguite alcune etichette e regole, e chi conduce la conversazione gode quindi di un controllo quasi totale. Nelle videoconferenze può andare diversamente. I partecipanti potrebbero anche lavorare su altri documenti, inviare e-mail, o non essere particolarmente sul pezzo.

Cinque semplici regole.

Così come nelle riunioni dal vivo, esistono delle regole di “buon comportamento” che possono aiutarti a rendere più efficaci le tue videoconoferenze:

1. Controlla la tua attrezzatura.
Apri la tua app in anticipo e controlla gli aggiornamenti del software, testa il tuo microfono e la tua camera e fai una chiamata di prova. Eviterai non solo perdite di tempo snervanti per chi sta dall’altra parte dello schermo, ma anche una brutta figura.

2. Controlla l’ambiente.
Non c’è niente di peggio che una videocall da un bar affollato, con una connessione lenta e un sacco di gente che continua a muoversi sullo sfondo. La regola da seguire in questo caso è molto semplice: prima di accendere la camera, dai un’occhiata alle tue spalle, e fai sapere al resto della stanza che stai per entrare in call.

3. Sii presentabile.
Non è carino da dire, ma la maggior parte delle persone è meglio dal vivo che in bassa risoluzione. Come decidi di presentarti influenza la tua reputazione professionale, percui comportati come se la riunione avvenisse di persona, anche per quanto riguarda l’aspetto.

4. Non andare direttamente al video.
Contatta la persona con cui hai fissato la conferenza in modo meno invadente, come un messaggio o una telefonata, e assicurati che sia disponibile.

5. Non dimenticare mai quando camera o microfono sono accesi.
Niente è più imbarazzante di pensare di aver terminato la videochiamata e accorgersi che il microfono è acceso solo dopo aver dato dell’idiota al tuo interlocutore. Quindi, sii discreto su ciò che fai vedere sullo schermo. Assicurati due volte che la call sia effettivamente conclusa, e i tuoi strumenti effettivamente disattivati.

E tu cosa ne pensi? Le videoconferenze potranno sostituire definitivamente i meeting di persona? Parliamone! Magari organizziamo pure una videoconfereza 🙂